Is mijn bedrijf klaar voor automatisering?

Signalen dat je er klaar voor bent

Je hoeft geen groot bedrijf te zijn om klaar te zijn voor automatisering. De vraag is niet hoe groot je bent, maar of er taken zijn die aan een aantal basiskenmerken voldoen:

• Regelmaat, het proces komt minstens wekelijks voor, bij voorkeur dagelijks.
• Regelgebaseerd, er zijn duidelijke stappen die gevolgd worden, ook al zijn die nu in iemands hoofd.
• Meetbaar tijdverlies, je kunt schatten hoeveel uur er per week in gaat.
• Weinig uitzonderingen, het gros van de gevallen verloopt op dezelfde manier.

Herkent je team minstens één zo'n proces? Dan is de kans groot dat automatisering al snel terugverdient. Zie ook welke processen je het beste eerst aanpakt.

Wat je níet nodig hebt (mythes)

Veel ondernemers wachten met automatisering op iets wat ze helemaal niet nodig hebben. De meest hardnekkige mythes:

• "We moeten eerst onze data op orde hebben.", Automatisering helpt juist om data te structureren. Je hebt geen perfect CRM nodig, wel duidelijkheid over welke informatie er in welk stap beschikbaar moet zijn.
• "We zijn te klein.", Juist kleine teams hebben het meeste baat bij automatisering: elke bespaarde uur telt direct mee. Lees waarom klein een voordeel is.
• "We hebben een IT-afdeling nodig.", We bouwen en beheren alles zelf. Jij hoeft alleen het proces te kennen.
• "We moeten alles tegelijk aanpakken.", We starten met één proces, leveren snel op en bouwen daarna verder.

Hoe je het toetst (een korte scan)

Niet zeker? Een snelle manier om te toetsen of je klaar bent, is deze zes vragen te beantwoorden voor een proces dat je vermoedt veel tijd kost:

• Hoe vaak komt dit voor (per dag/week)?
• Hoeveel minuten kost het nu per keer?
• Wie voert het uit, altijd dezelfde persoon of meerdere?
• Welke informatie is nodig om het te starten?
• Welke stappen worden er gezet?
• Wat is het resultaat (een mail, een document, een invoer in een systeem)?

Kun je alle zes beantwoorden? Dan heb je genoeg om een businesscase te maken. Wil je de terugverdientijd berekenen? We doen het samen.

Hoe DenkBot begint

We starten niet met technologie maar met een gesprek over je processen. In dat eerste gesprek brengen we samen in kaart welk proces het meest oplevert om als eerste aan te pakken, op basis van volume, tijdsverlies en uitvoerbaarheid.

Daarna bouwen we snel een eerste versie: concreet, werkend, in gebruik. Geen langdurig projecttraject. De meeste eerste automatiseringen zijn binnen enkele weken live. Zo zie je snel resultaat en leer je wat werkt in jouw situatie voordat je verder opschaalt.