KOSTEN
De ROI van automatisering berekenen
De ROI van een automatisering bereken je door de bespaarde uren per maand te vermenigvuldigen met de kosten per uur, en dat af te zetten tegen de eenmalige bouw plus het maandbedrag. Als de maandelijkse besparing groter is dan het maandbedrag, verdient de eenmalige investering zich daarna volledig terug, meestal binnen enkele maanden.
Kort antwoord
- →Formule: (bespaarde uren/maand × uurkosten) − maandbeheer = netto besparing/maand.
- →Terugverdientijd = eenmalige bouw ÷ netto besparing/maand.
- →Tel ook foutherstel en gemiste omzet mee.
- →Reken vóór de bouw, wij maken de businesscase samen.
Vertrouwd door
De rekenformule (stap voor stap)
De ROI van een automatisering is geen magie, het is een simpele berekening die je met drie variabelen kunt maken:
- Bespaarde uren per maand, hoeveel tijd gaat het geautomatiseerde proces nu van je team vragen versus straks?
- Interne uurkosten, wat kost een uur van de medewerker(s) die dit nu doen, inclusief werkgeverslasten en overhead?
- Maandbeheer, het vaste bedrag per maand voor beheer en doorontwikkeling (bij DenkBot €500/maand).
Daarmee kom je op twee kerngetallen:
- Netto besparing per maand = (bespaarde uren/maand × uurkosten) − €500 maandbeheer
- Terugverdientijd = eenmalige bouwsom ÷ netto besparing/maand
Zodra de netto besparing per maand positief is, tikt de teller. De eenmalige investering verdient zich dan vanzelf terug in de resterende maanden.
Een voorbeeldberekening
Onderstaand voorbeeld is puur illustratief, de getallen zijn bedoeld om de formule te tonen, niet als weergave van een specifieke klant of garantie van een resultaat. Gebruik het als rekenkader voor jouw eigen situatie.
Stel: je team is twee medewerkers samen acht uur per week kwijt aan het handmatig verwerken van inkomende orders, gegevens overtikken, e-mails versturen, statussen bijwerken. Dat zijn bijvoorbeeld 32 uur per maand.
Bij een interne uurprijs van bijvoorbeeld €45 (inclusief werkgeverslasten) betekent dat:
- Bruto besparing: 32 uur × €45 = €1.440 per maand
- Maandbeheer: €500
- Netto besparing: €1.440 − €500 = €940 per maand
Bij een eenmalige bouwsom van, in dit voorbeeld, €5.000, is de terugverdientijd: €5.000 ÷ €940 ≈ ruim vijf maanden. Daarna is elke maand pure winst.
Dit zijn nadrukkelijk illustratieve getallen. Jouw situatie kan beter of minder gunstig uitpakken afhankelijk van de complexiteit en frequentie van het proces.
Wat je vaak vergeet mee te tellen
De uren zijn het meest zichtbare onderdeel, maar niet het enige. Een complete businesscase telt ook mee:
- Foutherstel, handmatige invoer leidt tot fouten, en fouten kosten tijd. Tel het herstelwerk mee als aparte post.
- Gemiste omzet, offertes die te laat worden verstuurd of klanten die wachten op een reactie kosten deals. Automatisering reageert direct.
- Vrijgekomen aandacht, medewerkers die minder repetitief werk doen, kunnen meer tijd besteden aan klantcontact, analyse en werk dat groei genereert.
- Losse abonnementen die vervallen, maatwerk vervangt soms meerdere SaaS-tools. Tel die maandelijkse licentiebesparing mee in de berekening.
Veelgestelde vragen
Wat is een goede terugverdientijd?
Dat verschilt per bedrijf en type automatisering. Als vuistregel: een terugverdientijd van drie tot zes maanden is uitstekend voor repetitieve processen die dagelijks voorkomen. Langere terugverdientijden, tot twaalf maanden, zijn nog steeds goed als het proces daarna jarenlang doorloopt.
Welke kosten tel ik mee?
Tel altijd mee: de uren die mensen aan het proces kwijt zijn (inclusief onderbreking en herstel), fouten en het herstelwerk dat daarna volgt, en eventuele losse abonnementen die de automatisering vervangt. Vergeet ook niet gemiste omzet door trage processen, zoals offertes die te laat werden verstuurd.
Hoe schat ik de bespaarde uren?
Begin met de huidige doorlooptijd van het proces per uitvoering, vermenigvuldig met de frequentie per maand. Schat daarna hoeveel van die tijd volledig wegvalt door automatisering versus hoeveel restwerk blijft (controle, uitzonderingen). Neem altijd een conservatieve aanname, het grootste deel van het repetitieve werk valt weg, maar tel altijd restwerk voor controle en uitzonderingen mee.
Helpen jullie met de businesscase?
Ja, dat is een vast onderdeel van ons proces. Vóór de bouw brengen we samen de verwachte besparing in kaart op basis van jouw processen en jouw getallen. Zo weet je vooraf of de investering loont, en hoe snel.
Concreet maken?
Bereken samen je besparing.
In één gesprek brengen we de kansen voor jouw bedrijf in kaart, met een concrete businesscase.