AUTOMATISEREN · PROCES
Facturatie & administratie automatiseren
Facturatie automatiseren betekent dat facturen automatisch worden aangemaakt, verstuurd, gematcht met betalingen en in je boekhouding geboekt, zonder dat iemand gegevens overtikt. Dat scheelt uren administratie per week, voorkomt fouten en zorgt dat facturen altijd op tijd de deur uit gaan.
Kort antwoord
- →Facturen automatisch genereren, versturen, matchen en boeken.
- →Uren administratie per week minder.
- →Geen overtikfouten, altijd op tijd.
- →Koppelt aan je boekhoudpakket via API.
Vertrouwd door
Waar administratie tijd kost
Facturatie klinkt eenvoudig, maar in de praktijk bestaat het uit een reeks handmatige stappen die samen aanzienlijk veel tijd vragen:
- Factuurgegevens samenstellen, klantinformatie opzoeken, geleverde diensten of producten noteren, prijzen en btw-tarieven controleren.
- Factuur aanmaken en versturen, het document opmaken in huisstijl en per e-mail of post versturen.
- Betalingen opvolgen en matchen, inkomende betalingen controleren, koppelen aan de juiste factuur en bewaken welke openstaande posten er nog zijn.
- Boekhouding bijwerken, facturen en betalingen invoeren in het boekhoudpakket, handmatig of via dubbele invoer.
Elk van deze stappen is voorspelbaar en structureel, en daarmee geschikt voor automatisering.
Wat je kunt automatiseren
Afhankelijk van jouw proces en systemen kun je een deel of het geheel van de facturatiestroom automatiseren:
- Factuurcreatie op basis van triggers, een goedgekeurde offerte, een afgeronde opdracht of een vaste datum kan automatisch een factuur aanmaken.
- Automatisch versturen, factuur direct of na goedkeuring versturen naar het juiste e-mailadres of portaal.
- Betalingsmatching, inkomende betalingen herkennen en automatisch koppelen aan de openstaande factuur.
- Herinneringen en opvolgingen, geautomatiseerde betalingsherinneringen op basis van vervaldatum, zonder handmatige opvolging.
Koppeling met je boekhouding
De automatisering sluit aan op je bestaande boekhoudpakket via de beschikbare API. Facturen, betalingen en creditnota's worden direct doorgezet, geen dubbele invoer, geen synchronisatieproblemen. Je boekhouder of controller ziet alles in het vertrouwde systeem.
Is je facturatie verbonden met het offerteproces? Offertes automatiseren is de logische voorgaande stap, van aanvraag tot factuur zonder handwerk tussendoor.
Wat het oplevert
De directe winst: uren per week minder aan administratief werk. Facturen gaan op tijd de deur uit, herinneringen worden niet vergeten en de boekhouding is altijd bijgewerkt zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te kijken.
Daarnaast verbetert de nauwkeurigheid. Automatische factuurcreatie elimineert overtikfouten, verkeerde bedragen, onjuiste btw-tarieven of ontbrekende orderregels horen tot het verleden. Je cashflow wordt voorspelbaarder, en je team houdt tijd over voor werk dat er inhoudelijk toe doet.
Wil je weten wat het terugverdient? Bereken de ROI op basis van jouw huidige uren en kosten.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Voor de meeste gangbare boekhoudpakketten, die een open API bieden, kunnen we direct koppelen. Werkt jouw pakket met een gesloten systeem, dan bouwen we een maatwerkintegratie of gebruiken we een tussenlaag. We inventariseren de mogelijkheden altijd vóór de bouw.
Blijft het AVG-proof?
Ja. We verwerken factuurdata conform de AVG: minimale opslag, verwerking in de EU waar mogelijk, en altijd met een verwerkersovereenkomst. Klantgegevens op facturen worden niet opgeslagen buiten de systemen die je al gebruikt.
Houd ik controle over de verzending?
Ja. Je kunt kiezen voor een model waarbij facturen direct worden verstuurd na aanmaak, of een goedkeuringsflow waarbij iemand de factuur controleert vóór verzending. Beide varianten zijn in te stellen op basis van jouw voorkeur.
Hoe snel is het live?
Eenvoudige facturatieflows zijn doorgaans binnen één tot twee weken operationeel. Complexere trajecten, met meerdere koppelingen of specifieke boekhoudregels, vragen meer tijd. We geven altijd een concrete doorlooptijd op basis van jouw situatie.
Concreet maken?
Bereken samen je besparing.
In één gesprek brengen we de kansen voor jouw bedrijf in kaart, met een concrete businesscase.