AI op de servicedesk: live transcriptie en automatische ticketconcepten
AI luistert live mee tijdens elk gesprek, toont oplossingen uit je kennisbank terwijl je nog belt en zet na afloop een compleet ticketconcept klaar in Autotask. Je medewerkers luisteren weer, in plaats van typen.
Vertrouwd door
Wat betekent je helpdesk automatiseren met AI?
Het korte antwoord: je medewerkers luisteren, de AI schrijft mee.
Je helpdesk automatiseren betekent hier dat AI live meeluistert op de servicedesk, het gesprek omzet in tekst en de rest van het administratieve werk overneemt. Tijdens het gesprek toont het model de oplossing uit je kennisbank; na afloop staat er een compleet ticketconcept klaar in je PSA-systeem. De medewerker hoeft niet meer tegelijk te luisteren, meedenken én typen.
Belangrijk om te scheiden: dit gaat over de interne servicedesk met spraak — je eigen medewerkers aan de telefoon. Wil je juist je klanten zelf laten helpen via chat, dan is dat het terrein van AI-klantenservice automatiseren. De twee vullen elkaar aan, maar lossen een ander deel van je servicedesk op.
Vijf dingen die van de servicedesk verdwijnen
Per taak: wat de AI doet en welk handwerk verdwijnt.
Meetypen tijdens het gesprek
AI luistert live mee en transcribeert het gesprek. De medewerker kan luisteren en meedenken in plaats van tegelijk typen en de klant volgen.
Half-luisteren omdat je hand vol zit met notities maken.
De kennisbank doorzoeken
Tijdens het gesprek toont het model de meest waarschijnlijke oplossing uit de kennisbank, gebaseerd op wat er live wordt gezegd.
Zoeken in wiki en oude tickets terwijl de klant aan de lijn wacht.
Het ticket uittypen na afloop
Na het gesprek staat er een compleet ticketconcept klaar: samenvatting, categorie, uitgevoerde stappen en de oplossing — opgesteld uit de transcriptie.
Tien minuten napraten in tekst wat je net al hebt verteld.
Categoriseren en prioriteren
AI bepaalt of het een incident, verzoek of escalatie is en zet de prioriteit. Urgente zaken vallen direct op, routine gaat gewoon door.
Elk ticket handmatig in de juiste bak en op de juiste prioriteit zetten.
Overtypen naar het PSA-systeem
Het ticketconcept landt in je PSA-systeem — bijvoorbeeld Autotask — gekoppeld aan de juiste klant, met contactgegevens en context ingevuld.
Dezelfde gegevens nog een keer overtikken in Autotask.
De servicedesk is vaak de eerste plek waar we werk automatiseren, omdat het effect meteen voelbaar is. Wil je het gesprek zelf ook slimmer maken, met AI die live klantcontact ondersteunt? Dat draait op DenkConnect.
Van inkomend gesprek tot ticket in je PSA-systeem
Vier stappen, volledig automatisch — met een menselijk vangnet voor twijfelgevallen.
Gesprek komt binnen
Een medewerker neemt op. AI luistert live mee en zet het gesprek om in tekst — zonder dat er iets extra hoeft te worden aangezet.
Suggesties tijdens het gesprek
Het model herkent de vraag en toont de meest waarschijnlijke oplossing uit de kennisbank, terwijl het gesprek nog loopt.
Ticketconcept opgesteld
Na afloop maakt AI van de transcriptie een compleet ticket: samenvatting, categorie, prioriteit en de uitgevoerde stappen.
Klaar in je PSA-systeem
Het concept staat in Autotask of je eigen PSA, gekoppeld aan de klant. Twijfelt de AI, dan gaat het naar een mens — dat vangnet bouwen we altijd in.
Welk PSA-systeem je ook gebruikt — Autotask, TopDesk of maatwerk — de koppeling loopt via de API van je systeem. De transcriptie en ticketlogica bouwen we op maat rond jouw kennisbank en categorieën.
Wat we bouwen — en wat er al draait
Een servicedesk-project in ontwikkeling, naast leeswerk dat vandaag al productie draait.
Live transcriptie en ticketconcepten in Autotask
Voor een IT-dienstverlener met een drukke servicedesk bouwen we live gesprekstranscriptie met AI-suggesties tijdens het gesprek en automatische ticketconcepten in Autotask — in ontwikkeling.
Uren per week bespaard op inboxverwerking
Voor Volt4U leest AI elke binnenkomende e-mail, classificeert het bericht en zet urgente vragen bovenaan. Hetzelfde leeswerk als op de servicedesk, dan toegepast op een inbox.
Wat kost een AI-servicedesk?
Eén vast maandbedrag, inclusief bouw, beheer en doorontwikkeling.
Een AI-servicedesk met transcriptie en automatische ticketconcepten kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén servicedesklijn met een heldere kennisbank zit aan de onderkant van die bandbreedte. Meerdere lijnen, een maatwerk-PSA of extra kanalen zitten hoger.
Het maandbedrag dekt ook het bijhouden van de koppeling: API's veranderen, je kennisbank groeit en er komen categorieën bij. Hoe die prijsopbouw werkt, lees je op wat kost een AI-medewerker. Eerst weten wat het jouw servicedesk oplevert? Plan 30 minuten met een bouwer — je krijgt direct een eerlijk antwoord en een prijsindicatie.
Veelgestelde vragen over de AI-servicedesk
De antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem in het gesprek.
Is dit hetzelfde als jullie AI-klantenservice?
Nee, ze dekken twee verschillende kanten. Deze use case gaat over de interne servicedesk met spraak: AI luistert live mee tijdens telefoongesprekken en zet ticketconcepten klaar voor je eigen medewerkers. De pagina AI-klantenservice automatiseren gaat over klantgerichte chatbots die je klanten zelf te woord staan. Veel IT-dienstverleners zetten beide in.
Werkt dit met Autotask of ons eigen PSA-systeem?
Ja, in vrijwel alle gevallen. We koppelen via de API van je PSA-systeem — Autotask is het meest gevraagd, maar ook TopDesk, Halo of een maatwerksysteem kan. Het ticketconcept landt in de juiste klant, met categorie en prioriteit al ingevuld. Heeft je systeem geen bruikbare API, dan kijken we samen naar een alternatief.
Luistert de AI het hele gesprek mee — mag dat onder de AVG?
Ja, mits goed ingericht. De transcriptie gebeurt onder een verwerkersovereenkomst, we minimaliseren welke data het model bewaart en de opname wordt niet langer bewaard dan nodig. Bel- en meeluisterinformatie hoort in je gespreksmelding thuis; dat richten we samen met je in. Draait de transcriptie self-hosted, dan verlaat de audio je eigen omgeving niet.
Wat gebeurt er met tickets waar de AI niet zeker van is?
Die blijven een concept dat een mens bevestigt. We bouwen altijd een vangnet in: het ticketconcept staat klaar met het voorstel van de AI, en de medewerker kan met één blik corrigeren of aanvullen voordat het definitief wordt. Het systeem leert van elke correctie, dus de concepten worden na verloop van tijd beter.
Wat kost helpdesk automatiseren?
Tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén servicedesklijn met een heldere kennisbank zit aan de onderkant van die bandbreedte; meerdere lijnen, een maatwerk-PSA of extra kanalen zitten hoger. Je betaalt een vast maandbedrag, geen groot bouwbudget vooraf.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
Leg je proces voor aan degene die het straks bouwt. In 30 minuten weet je of het kan, wat het kost en wat het oplevert — geen salespitch.
Plan 30 minuten met een bouwer→Wat een agent kan oppakken
