Tankregistratie voor je wagenpark: sluitend per voertuig, pas en project
Chauffeurs leggen tankbeurten en laadsessies vast in een app, gekoppeld aan voertuig, pas en project. De wagenparkbeheerder ziet alles terug in één dashboard — sluitend, met afwijkingen er automatisch uit.
Vertrouwd door
Wat is tankregistratie automatiseren?
Het korte antwoord: geen bonnetjes en geen Excel meer.
Tankregistratie automatiseren betekent dat chauffeurs hun tankbeurten en laadsessies vastleggen in een app, en dat elke registratie automatisch wordt gekoppeld aan het juiste voertuig, de juiste pas en het juiste project. De bon in het dashboardkastje en de maandelijkse Excel-exercitie verdwijnen. Je wagenparkbeheerder ziet in één dashboard wat er is getankt en geladen, en waar de kosten thuishoren.
Het verschil met een gedeelde Excel is dat de registratie sluitend is. Elke liter en elke kWh hangt aan een voertuig en een kostenplaats, afwijkingen zoals dubbele bonnen of privégebruik worden gesignaleerd, en de rapportage voor administratie en lease staat aan het eind van de maand vanzelf klaar. Je vertrouwt niet meer op losse bonnetjes die kwijtraken.
Vijf dingen die uit je wagenparkadministratie verdwijnen
Per taak: wat de automatisering doet en welk handwerk verdwijnt.
Tankbeurten registreren in de app
Chauffeurs leggen elke tankbeurt vast op hun telefoon: voertuig, aantal liters en project. De bon fotograferen kan erbij. De registratie staat direct in het dashboard.
Bonnetjes verzamelen in het dashboardkastje en achteraf overtypen in Excel.
Laadsessies automatisch verwerken
Laadpassen en laadsessies komen binnen per pas en per voertuig. De kWh worden geboekt op de juiste kostenplaats, zonder dat iemand ze handmatig overneemt.
Laadpas-overzichten uitpluizen om te bepalen wie waar heeft geladen.
Afwijkingen signaleren
Het systeem let op dubbele bonnen, tankbeurten die niet bij het voertuig passen en verbruik dat afwijkt van het patroon. Twijfelgevallen gaan naar de wagenparkbeheerder.
Zelf steekproeven doen op bonnen om privégebruik of dubbele declaraties te vinden.
Rapporteren voor administratie en lease
Per maand staat er een overzicht klaar: kosten per voertuig, per project en per kostenplaats. Klaar voor de boekhouding en voor je leaseverantwoording.
Aan het eind van de maand alles handmatig optellen voor de administratie.
Registratie per voertuig, project en pas
Elke registratie hangt aan een voertuig, een project en een pas. Zo weet je wat een klus aan brandstof en laden heeft gekost, zonder achteraf te reconstrueren.
Uitzoeken welke tankbeurt bij welk project of voertuig hoorde.
Deze registratie is vooral relevant voor bedrijven met een eigen wagenpark — denk aan een bouw- of installatiebedrijf met bussen op de weg, of een energie- of laadbedrijf met een groeiend laadpark. De app en het dashboard bouwen we als software op maat, afgestemd op jouw voertuigen, passen en projecten.
Van tankbeurt bij de pomp tot rapport voor de administratie
Vier stappen, volledig automatisch — met een menselijk vangnet voor afwijkingen.
Chauffeur registreert
De chauffeur opent de app bij de pomp of laadpaal, kiest het voertuig en vult de liters of kWh in. Een foto van de bon kan erbij. Klaar in twintig seconden.
AI verwerkt en koppelt
De registratie wordt gekoppeld aan voertuig, pas en project. De kosten worden op de juiste kostenplaats geboekt en het systeem controleert op dubbele bonnen en afwijkend verbruik.
Afwijkingen naar een mens
Klopt er iets niet — een dubbele bon of een tankbeurt zonder passend voertuig — dan gaat de melding naar de wagenparkbeheerder. Die bevestigt of corrigeert met één klik.
Dashboard en rapport klaar
In het dashboard zie je live wat er is geregistreerd. Aan het eind van de maand staat het rapport klaar voor administratie en lease — zonder handwerk.
Of je nu vijf bussen hebt of een wagenpark van honderd voertuigen — de flow is dezelfde. We sluiten aan op de tank- en laadpassen die je al gebruikt en op de manier waarop jouw administratie werkt, en bouwen het geheel als maatwerk software.
Bewezen in de praktijk — bij een klant en bij onszelf
Geen demo-opstelling maar een systeem dat dagelijks registraties verwerkt.
Registratie-app met dashboard, in gebruik
Voor een landelijke organisatie in tank- en laadregistratie bouwden we een registratie-app (PWA) met managementdashboard — actief in gebruik. Chauffeurs registreren in het veld, de wagenparkbeheerder ziet alles terug in het dashboard.
Van losse registraties naar één dashboard
Het patroon is steeds hetzelfde: losse documenten en registraties worden gestructureerde data, en die data komt samen in één dashboard. Zo bouwen we onze eigen systemen, en zo bouwen we die van klanten.
Wat kost tankregistratie automatiseren?
Eén vast maandbedrag, inclusief bouw, beheer en doorontwikkeling.
Tankregistratie automatiseren kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén wagenpark met een heldere registratieflow en één paskoppeling zit aan de onderkant van die bandbreedte. Meerdere laadpasleveranciers, laadpalen of maatwerk-rapportages voor je lease zitten hoger.
Het maandbedrag dekt ook het meegroeien met je wagenpark: er komen voertuigen bij, passen wisselen en rapportages veranderen. Hoe die prijsopbouw werkt, lees je op wat kost een AI-medewerker. Eerst weten wat het jou oplevert? Plan 30 minuten met een bouwer — je krijgt direct een eerlijk antwoord en een prijsindicatie.
Veelgestelde vragen over tankregistratie
De antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem in het gesprek.
Werkt dit met onze tank- en laadpassen?
Ja. We koppelen de passen en laadpalen die je al gebruikt via hun export of API. Tankbeurten leggen chauffeurs vast in de app; laadsessies komen automatisch binnen per pas en per voertuig, zodat de registratie sluitend is.
Moeten chauffeurs een nieuwe app leren?
Nauwelijks. De registratie-app is een PWA die op elke telefoon werkt, zonder installatie uit een appstore. Een tankbeurt vastleggen kost twintig seconden: voertuig kiezen, liters invullen, bon fotograferen.
Hoe worden dubbele bonnen of privégebruik gesignaleerd?
Het systeem vergelijkt elke registratie met het voertuig, de pas en het verbruikspatroon. Een dubbele bon, een tankbeurt zonder passend voertuig of verbruik dat afwijkt gaat als melding naar de wagenparkbeheerder — die beslist, niet de AI.
Krijgen we de data terug in onze administratie?
Ja. Kosten worden geboekt per voertuig, project en kostenplaats, en per maand staat er een rapport klaar. Dat koppelen we aan je boekhoudpakket of leveren we als export, klaar voor de administratie en je leaseverantwoording.
Wat kost tankregistratie automatiseren?
Tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén wagenpark met een heldere registratieflow zit aan de onderkant van die bandbreedte. Meerdere paskoppelingen, laadpalen of maatwerk-rapportages zitten hoger.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
Leg je proces voor aan degene die het straks bouwt. In 30 minuten weet je of het kan, wat het kost en wat het oplevert — geen salespitch.
Plan 30 minuten met een bouwer→Wat een agent kan oppakken
