Roosterplanning software voor opleiders: plannen, administratie en betalingen in één
Plan over meerdere locaties en docenten heen, volg proefles-aanvragen op met directe betaling en houd de leerlingadministratie automatisch bij. Eén maatwerkplatform in plaats van Excel en losse agenda's.
Vertrouwd door
Wat doet roosterplanning software voor opleiders?
Het korte antwoord: één plek waar planning, administratie en betaling elkaar vinden.
Roosterplanning software voor opleiders brengt roosters, leerlingadministratie en betalingen samen in één maatwerkplatform. Plannen over meerdere locaties en docenten is een puzzel: welke leerling past bij welke docent, in welk lokaal, op welk tijdslot. Zolang die puzzel in Excel en losse agenda's leeft, blijven proefles-aanvragen liggen en betekent elke roosterwijziging een belronde. Een platform op maat legt de planning, de administratie en de betaling naast elkaar, zodat een aanvraag automatisch een plek, een factuur en een bevestiging wordt.
Het verschil met losse planningssoftware voor opleiders is dat alles gekoppeld is. Een proefles-aanvraag van de website vindt zelf een vrij tijdslot, int de betaling en zet de leerling in de leerlingadministratie. Een ziekmelding via de docentportal verplaatst de lessen en informeert de ouders. En je ziet per locatie en per docent hoe vol het rooster zit en wat het oplevert — niet achteraf in een spreadsheet, maar live. Zulke koppelingen bouwen we als software op maat, afgestemd op hoe jouw organisatie plant.
Vijf dingen die uit het handwerk verdwijnen
Per taak: wat het platform doet en welk handwerk verdwijnt.
Roosteren over locaties en docenten
Het platform matcht leerling, docent, lokaal en tijdslot en houdt rekening met beschikbaarheid en bezetting. Eén overzicht in plaats van een agenda per locatie.
Puzzelen in Excel en losse agenda’s om een vrij tijdslot te vinden.
Proefles-aanvragen opvolgen
Een aanvraag van de website vindt zelf een plek, int de betaling en bevestigt aan de leerling — zonder dat iemand hoeft terug te bellen.
Aanvragen die dagen in de mailbox blijven liggen en afhaken.
Wijzigingen en ziekmeldingen doorvoeren
Een ziekmelding of verplaatsing verschuift de betrokken lessen en informeert docenten en ouders automatisch, met behoud van het overzicht.
Belrondes langs docenten en ouders bij elke roosterwijziging.
Leerlingadministratie bijhouden
Inschrijvingen, contactgegevens, lespakketten en dossiers staan op één plek en zijn direct gekoppeld aan het rooster en de facturatie.
Gegevens overtypen tussen inschrijfformulier, agenda en boekhouding.
Bezetting en marge per docent zien
Je ziet live hoe vol het rooster per locatie en per docent zit en wat een lesgroep oplevert. Sturen op bezetting wordt een dagelijkse blik in plaats van een kwartaalexercitie.
Achteraf in spreadsheets uitrekenen of een locatie of docent uit kan.
De planning is vaak het hart van een breder traject om planning en roosters te automatiseren. Ook de proefles automatiseren en de leerlingadministratie ontsluiten horen bij datzelfde platform — we bouwen het stap voor stap uit rond de puzzel die jou de meeste tijd kost.
Van aanvraag tot rooster, betaling en portal
Vier stappen, volledig automatisch — met een menselijk vangnet voor uitzonderingen.
Aanvraag of melding komt binnen
Een proefles-aanvraag via de website, een ziekmelding via de docentportal of een afgeronde inschrijving — het platform pikt het direct op.
De planner zoekt een plek
Het systeem matcht leerling, docent, lokaal en tijdslot, controleert de bezetting en plaatst de les op het juiste moment in het rooster.
Betaling en administratie lopen mee
De proefles wordt direct betaald (bijvoorbeeld via Mollie), de factuur staat klaar en het leerlingdossier is bijgewerkt — in dezelfde stap.
Iedereen ziet zijn eigen rooster
Docent- en ouderportal zijn geüpdatet. Twijfelgevallen en uitzonderingen gaan naar een mens — dat vangnet bouwen we altijd in.
De betaalprovider, de boekhouding en je website koppelen we via hun API's, zodat een aanvraag in één keer een plek, een betaling en een dossier wordt. Welke systemen je nu gebruikt, bepaalt de opbouw — geen twee opleiders plannen precies hetzelfde.
Hetzelfde patroon, in de praktijk gebouwd
Een planningsplatform in ontwikkeling en een matching-platform dat al draait.
Planningsplatform voor acht locaties
Voor een muziekonderwijsorganisatie met acht locaties bouwen we een planningsplatform: roosters, leerlingen, docenten, proefles-flow met directe betaling en portals — in ontwikkeling.
Matchen van mensen aan plekken — van dagen naar minuten
Voor DFA Connect bouwden we een platform dat mensen aan plekken koppelt. Hetzelfde matching-patroon als leerling aan docent aan lokaal: wat handmatig veel tijd kostte, gebeurt nu in minuten.
Wat kost roosterplanning software op maat?
Eén vast maandbedrag, inclusief bouw, beheer en doorontwikkeling.
Een roosterplanning-platform op maat kost bij DenkBot tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén locatie met een overzichtelijk rooster zit aan de onderkant van die bandbreedte. Meerdere locaties, portals voor docenten en ouders, een proefles-flow met directe betaling en een koppeling met je boekhouding zitten hoger.
Het maandbedrag dekt ook het meegroeien: er komen locaties bij, docenten wisselen en de proefles-flow wordt verfijnd. Hoe die prijsopbouw werkt, lees je op wat kost een AI-medewerker. Eerst weten wat het jou oplevert? Plan 30 minuten met een bouwer — je krijgt direct een eerlijk antwoord en een prijsindicatie.
Veelgestelde vragen over roosterplanning software
De antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen. Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem in het gesprek.
Wat is roosterplanning software voor opleiders?
Roosterplanning software voor opleiders is een systeem dat roosters, leerlingadministratie, proefles-aanvragen en betalingen samenbrengt. In plaats van een agenda per locatie en losse Excel-lijsten plan je leerling, docent, lokaal en tijdslot op één plek — en lopen inschrijving en facturatie automatisch mee.
Werkt dit met meerdere locaties en docenten?
Ja, daar is het voor gebouwd. Het platform plant over locaties en docenten heen en houdt per locatie de bezetting bij. Docenten die op meerdere plekken werken, lokalen die dubbel geboekt dreigen te raken en wisselende beschikbaarheid worden in één rooster afgevangen.
Hoe werkt de proefles met directe betaling?
Een proefles-aanvraag van de website vindt zelf een vrij tijdslot en int meteen de betaling, bijvoorbeeld via Mollie. De leerling krijgt een bevestiging, de les staat in het rooster en de administratie is bijgewerkt — zonder dat iemand hoeft terug te bellen.
Wat kost roosterplanning software op maat?
Tussen €500 en €2.500 per maand, inclusief beheer en doorontwikkeling. Eén locatie met een overzichtelijk rooster zit aan de onderkant van die bandbreedte; meerdere locaties, portals voor docenten en ouders en een betaalkoppeling zitten hoger.
Wat is het verschil met slimme afspraakplanning?
Slimme afspraakplanning gaat over losse afspraken die je inplant, zoals een intake of een adviesgesprek. Dit is doorlopende roosterplanning over meerdere locaties, met leerlingadministratie en betalingen eraan gekoppeld. Plan je vooral losse afspraken, kijk dan naar slimme afspraakplanning met AI.
Benieuwd wat een agent voor jouw team kan doen?
Leg je proces voor aan degene die het straks bouwt. In 30 minuten weet je of het kan, wat het kost en wat het oplevert — geen salespitch.
Plan 30 minuten met een bouwer→Wat een agent kan oppakken
